Kommentar Hilde Freund

Der Chef steht in der Tür, am Telefon braucht der Kollege wichtige Infos und eine eilige E-Mail will auch sofort beantwortet werden. Multitasking, also das parallele Managen mehrerer Aufgaben zur gleichen Zeit, scheint mittlerweile zur Selbstverständlichkeit in der Arbeitswelt geworden zu sein.

Viele Arbeitnehmer sind mit teilweise hoch komplexen und facettenreichen Aufgabenstellungen konfrontiert. Speziell im Umfeld des Projektmanagements und der Projektleitung haben die Verantwortlichen oft mehrere „Hüte“ parallel auf, bearbeiten verschieden große Projekte in unterschiedlichen Phasen und mit differenzierten Themenstellungen. „Das ist heute so“, heißt es meistens. Doch: Ist man denn tatsächlich in der Lage, hier stets beste Leistungen abzurufen und alle Aufgaben gleich gut zu erfüllen?

Viele von uns sind ständig erreichbar, meistens online und so gut wie immer ansprechbar. Wie gehen wir mit diesem Phänomen Multitasking am besten um? Was ist besser: gleichzeitig oder nacheinander? Und was machen die ständigen Arbeitsunterbrechungen mit uns und unserer Arbeitsqualität?

Die Meinungen hierüber gehen extrem auseinander, manche Experten sehen darin auch eine der Hauptursachen für krankmachenden Stress am Arbeitsplatz. Klassisches Beispiel: Gerade entsteht eine prima Idee, ein „Geistesblitz“ – und im gleichen Augenblick klingelt das Telefon oder es läutet an der Tür. Ehe man sich versieht, ist der Gedanke weg – oft genügt schon eine kurze Ablenkung. Solche Störungen, die zu Arbeitsunterbrechungen führen, erleben wir alle häufig. Eine Arbeitsunterbrechung ist als „durch eine externe Quelle verursachte Aussetzung der ausgeführten Aufgabe“ definiert – und damit logischerweise weder zeitlich steuerbar noch wirklich vorhersehbar. Im Arbeitsleben sind wir häufig gezwungen, mit diesen Unterbrechungen klarzukommen. Wobei wir auch beim Multitasking nicht verschiedene Informationen gleichzeitig verarbeiten, sondern (meist unbewusst) sehr schnell zwischen den einzelnen Aufgaben hin und her wechseln. Weil das aber so schnell geht, wird es als gleichzeitig wahrgenommen. In Wirklichkeit ist es aber auch hier ein „Nacheinander“, weil wir uns tatsächlich nur auf eine Aufgabe konzentrieren können.

Der Mensch scheint nicht dafür gemacht, viele Informationen parallel zu verarbeiten und über mehrere Kanäle gleichzeitig zu kommunizieren. Einschlägige Tests beweisen, dass „Multitasker“ Informationen, die auf sie einströmen, aber nichts mit ihrer aktuellen Tätigkeit zu tun haben, schlecht ausblenden können. So werden sie von momentan unwichtigen Dingen abgelenkt und arbeiten letztlich langsamer und mit schlechteren Ergebnissen. „Multitasking funktioniert nicht“ – diese Aussage wurde inzwischen von Wissenschaftlern, Coaches und Trainern getroffen, die sich auf Zeit- und Ressourcenmanagement sowie Stress- und Burnout-Prävention spezialisiert haben. Wer seine verfügbaren Ressourcen auf mehrere parallele Aufgaben aufteilt, überfordert sich selbst und kann seine Konzentration nicht auf eine Sache bündeln.

Aber wir können der Realität nicht ausweichen – deshalb sollten wir versuchen, unseren Tagesablauf bestmöglich zu gestalten, um uns auf die jeweils im Vordergrund stehende Aufgabe fokussieren zu können.

Kommentar Hilde Freund

Zurzeit höre ich von vielen meiner Mandanten – mittelständische Unternehmen ebenso wie Konzerne – dass wesentlich weniger Bewerbungen eingehen als noch vor einigen Monaten. Da ich mich hauptsächlich im technischen Umfeld bewege, könnte man diese Tatsache vielleicht auf den häufig zitierten Ingenieursmangel zurückführen. Meiner Meinung nach ist das aber nur die halbe Wahrheit: Ich denke momentan ist nicht mehr die Zeit, in der Firmen mit mehr oder weniger regelmäßigem Eingang guter Bewerbungen rechnen können.

Vielmehr gilt mittlerweile:  Nicht nur der veränderungswillige Arbeitnehmer muss sich „be-werben“, also sich aussagekräftig und authentisch darstellen und sich um seinen „Wunscharbeitgeber“ bemühen – auch die Unternehmen sind gefragt, sich zu positionieren. Ich nenne hier nur einige Stichworte: Glaubwürdigkeit, Konsistenz, Unterscheidbarkeit, Authentizität und Attraktivität.
Wenn die suchenden Unternehmen dahingehend entsprechend Flagge zeigen, erhöhen sie ihre Chancen erheblich, die richtigen und passenden Kandidaten zu finden.

Die erste Herausforderung heißt als Firma nach außen so in Erscheinung zu treten, dass man als attraktiver, moderner und interessanter Arbeitgeber wahrgenommen wird. Was gar nicht so leicht ist, wenn man nicht BMW, adidas oder Microsoft heißt und schon über seine Produkte punkten kann. Die nächste Hürde ist meines Erachtens noch schwieriger zu nehmen: Dem Unternehmen muss es gelingen, diesen ersten positiven Eindruck, den der Kandidat / die Kandidatin nun gewonnen hat, durch den weiteren Kennenlern- und Bewerbungsprozess zu transportieren und zu vertiefen.

Es gibt nach wie vor qualifizierte und veränderungswillige Kandidaten, auch wenn die Suche danach etwas mühevoller geworden ist. Hier stellt sich die berühmte „Königskinder“-Frage: Wie finden suchende Unternehmen und potenzielle Mitarbeiter zusammen? Wie macht man als Firma  gezielt auf sich aufmerksam, neben den klassischen Wegen der gedruckten Stellen- oder Imageanzeige und der Postings in Bewerberportalen und auf der eigenen Homepage?

Eine gute Gelegenheit hierzu bieten beispielweise Job- und Bewerbermessen oder ähnliche Events. Natürlich muss man als Unternehmen eine konkrete Selektion vornehmen im Sinne von: Welche Veranstaltung spricht welche Zielgruppe an? Wo hat meine Firma den größtmöglichen Nutzen? Aber gesamthaft gesehen sind das durchaus effiziente Plattformen, bei der sich Unternehmen und mögliche Mitarbeiter persönlich begegnen und sich kennenlernen können. Für die Fachbereiche bedeutet ein solcher Event zunächst Mehrbelastung und zusätzlicher Aufwand, der neben dem normalen Tagesgeschäft eingeplant werden muss. Doch schon wenn dort zwei, drei konkrete Bewerber gewonnen werden können, entsteht mittelfristig Entlastung fürs Team, Erfolg fürs Unternehmen – Ziel erreicht!

Wenn ich auf solchen Veranstaltungen als Karrierecoach tätig bin, höre ich immer wieder von Bewerbern: „Ja, ich war schon am Stand der Firma YX. Aber dort hat man mir nur gesagt, ich möchte mich doch bitte online bewerben.“ Wieder eine verlorene Gelegenheit, einen möglicherweise interessanten potenziellen neuen Mitarbeiter näher kennenzulernen. Natürlich ist mir klar, dass die Online-Bewerbungstools hilfreich und wichtig sind, Prozesse vereinfachen, meist auch beschleunigen und somit ihre absolute Berechtigung haben. Aber: Es sind eben nur „Tools“, Werkzeuge, die niemals den persönlichen Eindruck ersetzen können. Es gibt auch spannende Kandidaten mit einem vielleicht nicht ganz klassisch geradlinig verlaufenden oder etwas unorthodoxen Lebenslauf, die aber von Persönlichkeit und Mind-set her sehr gut ins Unternehmen passen könnten. Diese Leute würden bestimmt durchs Onlineraster der Analyse-Algorithmen fallen, die kann man nur im direkten Dialog kennen- und einschätzen lernen.  Gerade in Zeiten mit weniger proaktiven Bewerbern sollten bei der Personalsuche Flexibilität und Kreativität eine wesentliche Rolle spielen – meist  lohnt sich der Blick durch diese Brille.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Wirkungsweise sozialer Medien und sogenannter Arbeitgeber-Bewertungsportale. Das Bild, das auf Foren wie Kununu, Glassdoor etc. durch die unterschiedlichen Postings entsteht, beeinflusst natürlich auch die jeweilige Arbeitgebermarke.

Ich werde nicht müde darüber zu sprechen: In der jetzigen Zeit sind „weiche“ Kriterien für Bewerber fast ebenso wichtig geworden wie die klaren Fakten einer Position, also Stellenbeschreibung, Rahmenbedingungen und so weiter. Themen wie Unternehmenskultur, der Umgang miteinander, Fairness, Respekt und Wertschätzung haben gerade bei der nachrückenden Generation immens an Bedeutung gewonnen, was die Wahl des Arbeitgebers angeht.

Für den Stellensuchenden stellt es sich doch so dar: Er trifft eine immens wichtige Entscheidung in seinem Leben. Entweder bestimmt er in gewisser Weise seinen Karrierepfad mit der Wahl des ersten Arbeitgebers, oder er verändert sich aus einer sicheren Position heraus und gibt damit die  Komfortzone seines bisherigen beruflichen Umfelds auf.  Das erfordert intensive Überlegungen; Bewerber nehmen diese Wahl normalerweise genauso wenig auf die leichte Schulter wie Unternehmen.

Wir sollten uns immer vor Augen halten: Das Bewerbungsgespräch im Speziellen wie auch der gesamte Bewerbungsprozess stellen so etwas wie die Visitenkarte des Unternehmens dar. Der Eindruck, der hier entsteht, wird prägend sein im Verständnis und in der Einschätzung der Bewerber bezüglich ihres möglichen neuen Arbeitgebers. Und hier ist die berühmte „Chemie“ immer noch eines der wichtigsten Entscheidungskriterien überhaupt! Sicherlich sind Aspekte wie Entwicklungs-perspektiven, finanzielle Rahmenbedingungen und ähnliches maßgebliche Kriterien bei der Jobwahl. Aber: der Wohlfühlfaktor im persönlichen Gespräch, der Umgangston der neuen Kollegen untereinander, Freundlichkeit,  Vertrauen – das alles bildet häufig das Zünglein an der Waage zur Wechselentscheidung: „Ja – mit diesen Menschen kann mich mir eine Zusammenarbeit sehr gut vorstellen, hier kann ich mich als Person mit meinem Know-how  einbringen, Nutzen stiften und etwas erreichen.“

Wenn das suchende Unternehmen diesen „Spirit“ transportieren kann, wird es die für sich speziell „richtigen“ und passenden Bewerber anziehen, begeistern und gewinnen können.