Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Unternehmen: Exklusive, eigentümergeführte Grundstücksverwaltungsgesellschaft

  • Objekt: Denkmalgeschütztes Gebäude mit moderner Bautechnik im Zentrum von München
  • Prägendes Bauwerk im Münchner Stadtbild
  • Hoher technischer Standard in Gebäudeleittechnik und Gebäudeausrüstung
  • Die Betreuung einer Gesamtfläche von ca. 30.000 m² muss zuverlässig und nachhaltig sichergestellt werden
  • Die ca. 20 anspruchsvollen gewerblichen Mieter wünschen kompetente und souveräne Ansprechpartner
  • Das kleine, kompetente und effiziente Team stellt diese hohen Ansprüche sicher
  • Unternehmenskultur: Es herrscht eine respektvolle, wertschätzende und auf gegenseitigem Vertrauen basierende Unternehmenskultur
  • Die Zufriedenheit der Mieter hat hohe Priorität
  • Kurze Entscheidungswege mit flacher Hierarchie prägen das Arbeitsumfeld, der Umgangston ist freundlich, offen und kollegial.

Kernaufgaben:

  • Büroorganisation für die kaufmännische Verwaltung, wie Postein- und -ausgang, Büromaterialverwaltung und -beschaffung etc.
  • Managen der Rezeption und der Telefonanlage
  • Besucherempfang und Gästebewirtung
  • Sachbearbeitende Tätigkeiten für das technische Gebäudemanagement, wie
  • Terminpflege der Wartungsarbeiten bzw. Einsätze der externen Dienstleistungsfirmen
  • Vorbereitung der Dokumente für die Mietflächen (Übergabe- und Rücknahmeprotokolle, Schlüssel)
  • Einlass und Eingangscheck der Besucher
  • Ausstellen von QR-Codes, Programmierung der Zutrittskarten und Ausgabe an die Handwerker
  • Berichtswesen und Dokumentation
  • Angebotserstellung für die Mieter
  • Prüfen der Eingangsrechnungen und Regieberichte
  • Statistik, Dokumentenmanagement.

Qualifikation & Erfahrung:

  • Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise in der Fachrichtung Grundstücks- und Wohnungswirtschaft (kein Muss)
  • Eine mehrjährige Berufserfahrung ist für diese Aufgabe Voraussetzung
  • Kompetenz und Feingefühl im Umgang mit den anspruchsvollen Mietern sind grundlegende Faktoren
  • Ebenso logisches Denken und gutes Zahlenverständnis
  • Sicherheit in MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).

Rahmenbedingungen:

  • Attraktive Konditionen
  • Angenehme Arbeitszeiten
  • Wertschätzende und kollegiale Atmosphäre.

Um sich für diesen Job zu bewerben, senden Sie Ihre Unterlagen per E-Mail an hfreund@freund-hr.com